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Stagiaire Assistant (e) gestion de programme






Stagiaire Assistant (e) gestion de programme
Référence
86843
Salaire / mois
Localisation Dakar / Sénégal
Expiration 16 Aout 2019
Offre visitée 2667 fois

Description de l'offre


Stagiaire « Assistant (e) gestion de programme»


Mission :
Le poste consiste à prendre en charge de manière polyvalente et assez autonome le déroulement et la gestion des activités liées aux différents projets du programme santédu CRES.

Le (la)stagiaire assistant(e)de gestion de projet assistera la coordinatrice de projets et l’assistante de projet dans leurs tâches.Le (la) stagiaire « Assistant (e) gestion de projet» aura pour principales missions:

1. Soutien à l’exécution des activités du programme
  • - Elaborer les comptes rendus de réunion et d’ateliers

  • - Appuyer la mise en place des 4 Equipes- Pays en Afrique Centrale (l’élaboration des lettres de demandes de désignation, et la relance régulière des administrations et centres de recherches) jusqu’à constitution complète des équipes

  • - Appui au suivi de l’exécution des petites tâches



2. Appui administratif et logistique
  • - Appui à l’élaboration de correspondances diverses, demandes d’autorisation

  • - Appui à l’organisation des voyages de l’équipe projet ou du séjour des partenaires du projet à Dakar (suivi des réservations d’hôtel, et de billets d’avion etc.)

  • - Appui logistique à la bonne réalisation des enquêtes prévues dans le cadre des projets(reproduction documents, collecte des pièces justificatives, suivi de la restitution des tablettes etc.)

  • - Assurer la gestion et l’archivage physique et électronique réguliers des documents techniques et administratifs du programme (contrats, correspondances, factures, justificatifs de paiements, TDR, rapports périodiques, plans de travail actualisés, livrables des différents projets etc.)

  • - Aider à l’actualisation régulière l’annuaire des parties prenantes et la base de données des fournisseurs et prestataires de services (consultants, traducteurs, outils communication etc.).

  • - Appui à l’envoi des liasses de documents au bailleur

  • - Veiller à ce que les dispositions soient prises pour les réunions (documentation, compte rendu des réunions précédente, coordonner la pause déjeuner)
  • - Suivi de la réception des paiements par chèques et par transferts bancaires

  • - Appui à la gestion et mise à jour de l'inventaire théorique et physique des immobilisations

  • - Toute autre tâche pertinente assignée par le superviseur



3. Appui au processus de passation des marchés et gestion des documents de
passation

  • - Appui à la recherche de prestataires et fournisseurs

  • - Suivi de la publication des appels offres dans les journaux en temps voulu

  • - Suivi de la soumission des candidats et relance au besoin

  • - Compilation de la liasse de documents des soumissionnaires

  • - Cocher la liste de documents soumis par rapport à ceux demandés

  • - Renvoi des offres non ouvertes

  • - Appui à l’élaboration des lettres de convocation du comité de passation des marchés, des lettres d’attribution de marché et des ordres de démarrage

  • - Etablissement et classement physique et électronique des dossiers d’appel d’offre fiches de réception des offres, des offres elles même, et des procès-verbaux d’ouvertures et d’attribution



4. Appui à l’organisation des ateliers et conférences

  • - Appui à l’élaboration et l’envoi des lettres d’invitation

  • - Appui à la relance pour obtention des confirmations de participation

  • - Appuyer la production et l'impression du matériel de l’atelier (TDR, agenda, manuels de formation, documents, fiche de présence et de paiements)

  • - Appui à la confection des kits participants

  • - Gestion de la compilation des documents à exporter et des tables d’exposition le jour de l’atelier

  • - Appui le jour même de l’atelier



5. Le profil recherché

Compétences nécessaires

  • - Rigueur et méthode

  • - Aisance relationnelle, sens de l’écoute

  • - Esprit d’équipe, adaptabilité

  • - Excellentes capacités d’expression à l’écrit et à l’oral

  • - Sens de l’analyse et de la synthèse


Langue de travail
  • - Français et Anglais indispensable l’écrit et à l’oral


Compétences informatiques
  • - Compétences en informatiques et technologiques (Word, Power Point, Excel, MS Project) appréciés


Niveau(x) d’études :

  • - Minimum : Bac + 2 en gestion de projet, management ou domaines similaires

  • - Expérience en gestion de projet et assistanat



5. Comment postuler
  • - Pour postuler, veuillez envoyer votre CV et lettre de motivation à l’adresse email .....
  • - Date limite dépôt 16 août 2019






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