TERMES DE REFERENCE POUR L’ACQUISITION
D’UN LOGICIEL DE PAYE ET DE GESTION DES RESSOURCES HUMAINES

1. Présentation de Handicap International programme ACO
Handicap International est une association de solidarité internationale spécialisée dans le domaine du handicap. Non gouvernementale, non confessionnelle, sans affiliation politique et à but non lucratif, elle intervient dans tous les contextes aux côtés des personnes en situation de handicap, pour leur prêter assistance et les accompagner dans leur prise d'autonomie. Présent au Sénégal depuis 1996, notre mission est d’améliorer la qualité de vie des personnes handicapées et promouvoir leur pleine participation dans la société sénégalaise, dans une démarche inclusive de développement.

2. Contexte et justification
L’association utilise depuis 2007 un logiciel de paye d’un éditeur Français mais pour des raisons de procédure internes et pour cause des anomalies rencontrées lors de la paye, l’association a décidé d’acquérir un logiciel plus performant évitant les problèmes tels que :

• L’apparition d’IR anormales lié à l’intégration de nouveaux salariés, la mauvaise prise en charge des changements de nombre de part,


• Le non-respect des catégories de la convention collective du commerce (salaire de base)


• Le non-respect des plafonds de l’IPRES (INPS pour Bissau), de la CSS, du TRIMF, CFCE…
  L’incohérence de certaines données générées par le logiciel (état de paye mensuel et annuel) ;


• Mauvais calcul des allocations de congés payés (Sénégal)


• L’impossibilité de répondre dans les délais aux requêtes d’assistance techniques de la part du partenaire.

3. Définition du besoin :
HI souhaite acquérir un outil de gestion de la paie et des Ressources Humaines très performant et bien adapté à son activité. Les éléments spécifiques à l’organisation sont définis comme suit :
- 3 sites concernés(Dakar, Ziguinchor et Guinée Bissau)
- 3 utilisateurs principaux
- Effectif total concernés 100 employés

Date de mise en œuvre souhaitée : La paie en réel doit être opérationnelle au plus tard fin janvier 2020.
Les autres fonctions gestions de la formation, gestion des absences et congés, les statistiques et bilan social pourront être opérationnelles avant fin Février 2020.

4. Mission du prestataire
Le Prestataire doit fournir un Logiciel pouvant répondre aux objectifs suivants :

1. Répondre aux normes légales, réglementaires et conventionnelles en vigueur au Sénégal en matière de traitement des salaires.


2. Répondre aux besoins de notre environnement informatique et financier en permettant une bonne interface et une exportation des données de paie dans la comptabilité et les finances.


3. Répondre aux besoins de mise à jour à chaque fois que l’environnement légal, fiscal et de HI change.


4. Permettre une navigabilité simple et conviviale en utilisant les NTIC.


5. Garantir la sécurité dans le processus de paie en différenciant clairement les différents niveaux d’habilitation et en séparant de manière claire les tâches.


6. Assurer une sauvegarde des données de paie en application des dispositions légales en vigueur au Sénégal.


7. Intégrer la visualisation des données saisies et leur impression pour un meilleur contrôle.


8. Garantir la formation des utilisateurs à chaque fois que de besoin et d’assurer une assistance technique rapide et efficace (en ligne ou en présentiel) : la maintenance et les mises à jour du logiciel


9. Garantir la disponibilité d’un manuel d’utilisateurs et du manuel d’administrateur.


10. Garantir le passage de l’ancien système vers le nouveau logiciel en intégrant les données obligatoires dans le nouveau paramétrage.


11. Assurer l’entretien annuel du progiciel.


12. Envoyer à chaque employé disposant d’une adresse électronique, son bulletin de salaire par mail.


13. Garantir la disponibilité des informations liées au virement par internet banking dans le format approprié


14. Définir deux comptes bancaires par employé si nécessaire


15. Rendre disponible les états de paiements des organismes fiscaux et sociaux (ipres, impôts, caisses de sécurité sociale et assurance)


16. Permettre le décompte des jours de congés


17. Permettre l’insertion de la signature électronique de la Directrice des programmes


18. Permettre le suivi de la police d’assurance maladie


19. Avoir la situation des contrats de projets


20. Etablir si possible un niveau de saisie et de validation pour les projets

De manière spécifique le logiciel devrait prendre en compte les composantes suivantes :

- La période de paie

Cette rubrique doit permettre de commencer la paie et de la clôturer. Le logiciel devrait offrir toutes les garanties nécessaires pour encadrer le risque de revenir sur une paie déjà clôturée.

- La Fiche employé

Pour la saisie des données de filiation et d’affiliation aux institutions sociales ainsi que les données
personnelles et familiales pour le calcul de l’impôt sur le revenu et des congés supplémentaires, Elle doit
renseigner aussi la classification catégorielle, la liste des effectifs ainsi que les différents mouvements
du personnel. Le logiciel doit permettre de faire l’impression des effectifs payés et de l’effectif total,
ainsi que les entrées et les sorties pour une période donnée. Avoir aussi une annuaire d’entreprise avec
photo, organigramme, gestion de toutes les données des collaborateurs, édition des contrats.

- La saisie des variables de paie

Le logiciel doit permettre de saisir les jours travaillés au prorata du temps et générer d’office les jours
de travail en cas d’ouverture d’une nouvelle période de paie. Il doit générer automatiquement la
suspension de salaire en cas de départ en congé ou de départ de l’organisation une fois que cette
information est renseignée au niveau de la fiche employée. Une fois les variables saisies, la visualisation
et l’impression de l’état de contrôle sont aussi pris en compte.

- Les congés et absences

Le logiciel cumule aussi le nombre de jours de congé normal dont le travailleur a droit à raison de 02
jours par mois de paie.
Les congés supplémentaires liés à l’ancienneté, aux enfants et aux médailles d’honneur du travail,
doivent aussi être intégrés de manière distinctive et singulière dans le paramétrage et figurer sur le
bulletin de salaire.
La gestion des absences maladies (ordinaire, grave maladie, accident du travail, …), gestion des
indemnités journalières en cas de subrogation

- Les Retenues Fiscales :

Ayant conscience que l’impôt est annuel et que le précompte mensuel effectué sur le salaire est une technique de recouvrement mis en place par l’Etat, il nous est plus que jamais nécessaire de stabiliser les retenues. Le paramétrage devrait permettre de stabiliser les retenues fiscales mensuelles en tenant des assiettes mensuelles et annuelles d’impôt.

Il est aussi attendu du logiciel de paie le tirage de l’état mensuel, trimestriel et annuel des retenues
fiscales faisant sortir pour chaque agent son salaire brut, le brut fiscal et les différents impôts dus avec
une possibilité d’exporter les données dans un tableau excel.
Intégrer l’aspect fiscal des autres sites notamment Guinée Bissau.

- Les retenues Sociales

Le logiciel doit tenir compte des plafonds mensuels pour le régime général et le régime complémentaire
ainsi que pour la caisse de sécurité sociale et faciliter l’impression des états justificatifs de déclaration
mensuelle, trimestrielle et annuelle.

- Le mode de paiement

Le logiciel doit générer après validation de la paie, le déversement des net à payer dans les différents
comptes bancaires renseignés dans la rubrique fiche employé.
A cet effet, le fonctionnement doit prendre en compte le mode de paiement par espèce, par chèque ou
par transfert de banque et de banque à banque. Il est tenu compte des employés qui ont deux ou trois
comptes bancaires. La monnaie de paiement est aussi prise en charge ainsi que les taux de change en
vigueur.

- Les rubriques de paie

Les rubriques de paiement sont constituées de rubriques à paramétrage protégé et de rubriques dont
le paramétrage n’est pas protégé. Le manuel d’utilisation doit clairement le définir. Il est tenu compte
pour chaque rubrique constitutive de gain de prévoir l’option de qualification qui met en exergue le
régime fiscal en termes de caractère imposable ou non. La création de nouvelles rubriques est une
option non protégée en vue de tenir compte des spécificités de l’organisation en matière de politique
salariale. Pour chaque nouvelle rubrique, il est pris en charge la date de création.

- Les niveaux d’habilitation

L’accès au logiciel est graduel. En fonction des responsabilités, les niveaux d’accès sont accordés en termes de saisie, de création, de revue, de contrôle, de validation, et d’impression. L’implémentation du logiciel doit tenir compte des informations fournies par HI pour encadrer le niveau d’accès.

- La revue de la paie

Le logiciel doit introduire une séparation des tâches en termes préparation, de revue et d’approbation le tout lié à un timing prédéfini avec un système d’alerte pour la coordination des opérations à faire. Ce processus est décidé par HI conformément aux procédures en vigueur. De manière spécifique, l’équipe admin/RH prépare la paie, les Finances font la revue et la Directrice valide ou rejette la paie.


- Les déclarations annuelles et les autres Rapports

Le logiciel prendra en charge les différents de contrôle pour obtenir plus de détails dans les variations
mensuelles de salaires en vue d’une analyse des augmentations de salaire. Il doit aussi permettre de
visualiser et de tirer les déclarations mensuelles trimestrielles et annuelles des diffé rentes retenues de
salaire ou charge patronales en termes de d’Impôt sur le revenu, d’IPRES, de CSS, d’Assurance Maladie.

- Le Bulletin de Paie

Le Logiciel doit garantir l’envoi des mails en online avec un message les bulletins de paie

- La Gestion des carrières

Le logiciel devra permettre de constituer l’historique de chaque employé de son arrivée à son départ et
le déroulement de sa carrière : dossier état civil, gestion des enfants en lien avec une indemnité,
diplômes, documents d’autorisations de travail, gestion des différents types de visites médicales et avis d’aptitudes, maladies professionnelles reconnues et/ou taux d’incapacité-invalidité, sortie et motif ….), avancements, promotions ou reclassements, médailles.

Le logiciel devra offrir suffisamment de souplesse pour permettre la création de champs libre en fonction des besoins.
- traitement des avancements en fonction de la grille applicable à chaque catégorie,
- Permettre d’associer à une fiche salariée des états ou documents en pièce jointe (ex : visionnage du contrat de travail)
- Gestion d’alertes, d’échéanciers (ex : fins de contrats, des visites médicales,…)


- La Gestion de la formation

Concernantla gestion de la formation la solution devra couvrir :

• Le plan de formation (heures, type de formation, couts, …),


• La gestion des droits et suivi individualisé des formations faites


• Le tableau de bord et recherches multicritères


• La fonction d’alertes et d’échéanciers pour les formations obligatoires


• L’historisation jusqu’à la sortie des effectifs de l’employé

- Le système informatique

• Expliquer quel logiciel sera privilégié


• Qui est l'éditeur ? Depuis quand est-il présent sur le marché ?


• Quelles garanties y a-t-il sur la confidentialité et la sécurité des données ?


• Quelles répercussions ont les actions de maintenance et de mises à jour ?


• Mode licence ou mode SaaS (location) ?

5.Dossiers critères de sélection :
Pour soumissionner le prestataire fournira sous plis dans les délais à l’association une offre financière.
* L’offre technique du prestataire devra contenir les pièces suivantes:

• La preuve de la reconnaissance juridique (numéro d’immatriculation...)


• Les fonctionnalités du progiciel


• La qualification du personnel chargée de l’assistance technique et de la formation (nombre et CV)


• Les références avec les contactssi possible


• Le planning d’exécution (installation et formation)


• La période de validité de la proposition


• La durée de la garantie


• Le service après-vente


• Les conditions et modalités de paiement


• Taux de personnes en situation de handicap travaillant dans la structure


• Activités éco responsable mis en place par la structure (La réduction et la gestion des déchets, La maîtrise de
  la consommation énergétique, recyclage…)

Une bonne connaissance du secteur des ONG internationales sera un atout.
L’offre financière ne fera l’objet d’examen que si la note technique est supérieure ou égale à 60 points sur 100.
* L’offre financière devra contenir les éléments suivants:

• Un devis détaillé faisant ressortir l’ensemble des frais


• La proposition de plusieurs options avec les prix

Les prestataires présélectionnés seront invités à nous faire une démonstration du logiciel. Toutefois, les frais liés à la séance de démonstration sont à la charge du prestataire.

DEPÔT DE CANDIDATURE :
Les dossiers sont à déposer via le lien suivant : https://senjob.com/soumission.php?jobid=OTQzMDc=