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Assistante Administrative



Assistante Administrative
Référence
60924
Salaire / mois
Localisation Dakar / Sénégal
Expiration 20 Mars 2018
Offre visitée 3543 fois

Description de l'offre




Descriptif de poste


Titre : Assistante Administrative

Lien Hiérarchique : Country Manager

  • La principale mission de l’Assistante Administrative est globalement de favoriser une bonne relation de travail entre le Country Manager et l’équipe des ventes, l’équipe administrative et la Comptabilité

  • Le rôle comprend les fonctions suivantes, entre autres:



Préparatifs de voyages
  • Avoir en charge les réservations de vol, et les arrangements pour l'hébergement, le transport de l'aéroport, les visas, et tout autre support requis par les membres de l'équipe et les visiteurs de DKT

  • De temps à autre, aider le personnel expatrié à remplir les tâches administratives personnelles et professionnelles nécessaires à l'accomplissement de ses tâches, telles que l'obtention d'un permis de séjour.


Tâches Marketing
  • Assurer la production de matériel promotionnel à temps, depuis la recherche des devis jusqu’à la réception.

  • Construire un portefeuille de fournisseurs de matériel promotionnel avec un fichier comparatif des prix pour tous les pays.

  • Surveiller l’utilisation du matériel promotionnel et faire rapport au directeur du marketing régional et le country manager

  • S'assurer que le matériel promotionnel est disponible pour les équipes de vente en cas de besoin
  1. . Arrêter et Procéder à l’inventaire physique le 30 de chaque mois de tout le matériel promotionnel conjointement avec le service Marketing et établir le procès-verbal dudit inventaire et dont copie est remise à chaque partie et l’original classé

  2. . Etablir un rapport mensuel des supports promotionnels distribués à envoyer le 1er de tous les mois



Organisation d'événements
  • Sur demande, planifier, budgétiser et organiser des événements incluant la réservation d’un lieu approprié, l’hébergement, la collation, la logistique, les invitations et tout autre support logistique nécessaire

  • S’assurer que les coûts sont en ligne avec le budget et fournir toutes les justifications des dépenses avec les documents appropriés (reçu, facture…)


Réceptionniste
  • Assister les visiteurs à DKT et répondre au téléphone.



Tâches quotidiennes
  • Saisie des écritures des ventes sur GESCOM (SAGE)

  • Gestion et bon suivi du matériel promotionnel

  • Rechercher des devis des offres et des demandes cotations à partager avec le country Manger et l’Administrative & Logistics Officer

  • Suivi des commandes après validation du BAT jusqu’à la livraison



Tâches périodiques
  • Appuyer la stratégie des jeunes/Adolescent sur le terrain en collaboration avec la responsable de la stratégie jeune

  • Mise en œuvre de l’organisation des focus groupes pour Lydia et kiss Sénégal année 2018 et/ou l’introduction de tout autre produit sur le marché


Généralités
  • Prendre et distribuer les procès-verbaux des réunions sur demande

  • Assurer que tous les documents papier et électroniques sont classés correctement et en toute sécurité pour une récupération facile. Le cas échéant, assurez-vous que les copies et les sauvegardes sont effectuées et stockées de manière sécurisée hors site.

  • Commander, distribuer et gérer le stock de fournitures de bureau et autres fournitures de bureau en cas d’absence de l’Administrative & Logistics Officer

  • Toute autre tâche demandée par votre supérieur hiérarchique.


Requis
  • Encourager une culture, un environnement de travail et une attitude positive entre tous les membres de l'équipe

  • Avoir le sens de la communication et l’esprit d’équipe

  • Adhérer aux valeurs de DKT International


Si vous croyez être la personne que nous recherchons, envoyez-nous votre lettre de motivation et CV à l’email : ... en précisant dans l’objet :Assistante Administrative

Date limite dépôt : le 20 Mars 2018





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