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Assistant-e administratif-ve et logistique


Assistant-e administratif-ve et logistique
Référence
59963
Salaire / mois
Localisation Dakar / Sénégal
Type contrat CDD
Expiration 20 Fevrier 2018
Offre visitée 2407 fois

Description de l'offre
Créée en 2004, RAES est une ONG sénégalaise qui croit essentiel de mettre le potentiel démocratique des médias, classiques ou numériques, au service des acteurs de terrain et des communautés pour que ceux-ci puissent s’informer, se mobiliser et agir sur leur avenir, individuellement et collectivement.

RAES partage ainsi ses connaissances et ses savoir-faire en matière de communication sociale avec les acteurs de terrain et les communautés qui travaillent sur les grands enjeux sociaux du continent.

RAES formule et exécute de deux grands types d’activités :
- Des activités de production média (télévision, radio, presse et édition, internet et téléphonie mobile) ;
- Des activités communautaires (création de messages, diffusion communautaire, mobilisation sociale).

Mission et champs de responsabilité du poste à pourvoir

Le poste a comme principale mission d’assister administrativement et logistiquement la direction exécutive ainsi que la coordination des programmes et le.la responsable administratif.ve et financier.e de RAES.

Fonctions et tâches:

En lien avec l’ensemble de l’équipe de l’ONG
•Organiser la collecte, la réception et la diffusion du courrier externe, papier ou électronique (cahier d’enregistrement, parapheur direction, copies, distribution ou archivage, etc.) ;
•Centraliser et gérer l’envoi des courriers internes (cahier d’enregistrement, affranchissement, etc.) ;
•Réceptionner et orienter les appels du standard téléphonique ;
•Gérer le classement et l’archivage des documents administratifs (physiques et électroniques) ;
•Contribuer à l’organisation des réunions (mise à jour de l’agenda, logistique, information des participants, préparation des documents, diffusion et archivage des CR, etc.) ;
•Organiser les déplacements des membres de l’équipe (ordres de mission, visas, transport, hébergement, per diem, collecte des pièces justificatives, transmission des documents à la comptabilité, gestion des avances pour les déplacements, etc.) ;
•Appuyer les membres de l’équipe dans l’organisation d’événements internes ou externes.

En lien avec l’équipe administration et finance
•Appuyer la RAF dans l’établissement des contrats et des accords-cadres avec les fournisseurs et les prestataires ;
•Mettre à jour régulièrement la liste des fournisseurs et des prestataires avant de la partager avec l’équipe ;
•Gérer administrativement les achats (matériel et services) : appels d’offre, demande de devis, négociation des prix et conditions de vente, bons de commande, réception et vérification de la conformité des achats commandés avec le demandeur, distribution ou stockage des commandes aux demandeurs, transmission des pièces à la comptabilité, etc.) ;
•Assurer la gestion des stocks de fournitures et de matériel (bons de sortie, inventaire, etc.) ;
•Assurer le suivi de l’entretien et de la maintenance des équipements du bureau (climatiseurs, fontaines d’eau, petit mobilier, etc.) ;
•Assurer le suivi et la soumission du Plan d'investissement et de l'Accord de siège.

En lien avec l’externe
•Assurer les courses (opérations en agences bancaires, formalités avec l’administration publique, achats chez les petits fournisseurs, etc.) ;
•Assurer la gestion du parc véhicule (assurances ; documents administratifs des véhicules ; suivi du planning d’utilisation et du planning des chauffeurs ; suivi de l’achat de carburant, de l’entretien, des contrôles techniques, etc.) ;
•Organiser les déplacements des partenaires (ordres de mission, visas, transport, hébergement, per diem, collecte des pièces justificatives, transmission des documents à la comptabilité, etc.).

Principales relations organisationnelles
•Responsables hiérarchique : RAF ;
•Relations fonctionnelles internes : avec tous les salariés de l’ONG ;
•Relations fonctionnelles externes : agences bancaires, administrations publiques, fournisseurs et prestataires, partenaires, agences de voyage, etc.

Profil recherché
Le profil des candidats doit répondre aux attentes suivantes :
Connaissance en administration et gestion logistique
Notion en comptabilité et finance

Excellente maîtrise du français (orale et écrite).
Expérience : 2 à 3 ans d'expérience dans un poste d'aide/assistant administratif (ou poste similaire) obligatoire.
Compétences techniques : Excellente maîtrise du pack office (word, excel, etc.) ainsi que de la navigation sur internet.

Relation au travail: Conscience professionnelle. Sens de l'organisation, de la rigueur et de la précision.
Esprit d'équipe et de travail collectif

Relations aux autres: Sens de l'autonomie sans perdre la capacité à rendre compte facilement à ses responsables.

Une expérience en association/ONG et des questions de communication sociale et/ou de santé sexuelle et reproductive ne sont pas obligatoires mais constituent un plus.

Informations contractuelles
•Poste à temps plein (40 heures par semaine) en CDD sur une durée de 12 mois renouvelables sur la base d’une évaluation satisfaisante des performances ;
•Horaires de travail : 9h00-18h00 (sous réserve d’aménagements ponctuels en raison d’évènements particuliers) ;
•Poste basé à Fann Hock (Dakar) ;
•Déplacements occasionnels sur les terrains d’intervention de l’ONG ;
•Prise de fonction : Mars 2018.


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