Assistant (e) administratif (ve)
Offre d'emploi

Assistant (e) administratif (ve)




Référence
99353
Salaire xxx/ mois
Localisation Kolda / Sénégal
Type contrat CDD
Expiration 10 Juillet 2020
Offre visitée 1541 fois

Description de l'offre

PRESENTATION DE L’ONG

Indignés face à l’injustice que vivent les personnes handicapées et les populations vulnérables, nous aspirons à un monde solidaire et inclusif, où toutes les différences nous enrichissent et où chacun peut « vivre debout ».

Handicap International change de nom et devient « Humanité & Inclusion ». HI, Humanité & Inclusion est une organisation de solidarité internationale indépendante et impartiale, qui intervient dans les situations de pauvreté et d’exclusion, de conflits et de catastrophes. Œuvrant aux côtés des personnes handicapées et des populations vulnérables, elle agit et témoigne, pour répondre à leurs besoins essentiels, pour améliorer leurs conditions de vie et promouvoir le respect de leur dignité et de leurs droits fondamentaux.

Présente dans 63 pays, retrouvez plus d’informations sur l’association : www.hi.org.

Mission

Sous la responsabilité de l’administratrice site Casamance, l’assistant administratif est chargé d’appuyer le chef de projet Ensemble dans gestion de la trésorerie, de la comptabilité, dans le classement et l’archivage des documents administratifs et logistiques. L’assistant administratif a pour mission d’assurer l’application et le respect des procédures administratives. Il gère également toutes les activités liées à la logistique et assure le respect et la bonne application des procédures logistiques

Responsabilité 1 :
Gestion de la trésorerie et des paiements.
1.Assurer la gestion d’une caisse d’un montant maximum de 500.000 frs CFA
2.Assurer la régularité de l’alimentation de la caisse
3.Tenir le livre de bord de la caisse (enregistrer les entrées, les sorties et le solde) et s’assurer de la conformité du solde du livre de bord avec le solde physique de la caisse (décompte de caisse journalier)
4.Tenir le livre de bord de la banque (enregistrer les entrées, les sorties et le solde) et s’assurer de la conformité du solde du livre avec le solde du relevé bancaire.
5.Réaliser un arrêté de caisse mensuel avec le chef de projet
6.Contrôler la correcte réalisation des opérations bancaires (délais, jours valeur, tarification,) et vérifier au bon approvisionnement des chéquiers
7. Effectuer les décaissements en liquide et établir les chèques en respectant les procédures en vigueur sur le programme
8.Effectuer les retraits en espèces à la Banque selon les règles de sécurité en vigueur sur le programme
9.Payer les loyers ainsi que les charges fixes du bureau de Kolda (eau, électricité, téléphone, gardiennage…)
10.Veiller à la sécurisation des espèces qui lui sont confiées.

Responsabilité 2 :
Tenue de la comptabilité du site

1.Tenue de la comptabilité
2.Préparer les pièces comptables
3.Suivi les entrées et les sorites sur les fiches de suivi
4.Faire la codification des factures suivant le plan comptable général
5.Saisir toutes les pièces comptables (banque et caisse) au jour le jour sur les feuilles de saisie.
6.Établir les états financiers de la comptabilité (décompte de caisse, rapprochement bancaire…)
7.Liquider les impôts et cotisations sur salaire à la fin de chaque trimestre
8.Envoyer toutes les pièces comptables en version papier au plus tard le 2 de chaque mois à Ziguinchor;
9.Envoie du prévisionnel mensuel du site pour les dépenses relatives au fonctionnement du projet à Ziguinchor le 20 de chaque mois au plus tard
10.Élaborer les corrections nécessaires après envoi des commentaires par Ziguinchor, Dakar et le siège

Responsabilité 3 :
Veiller à l’application des politiques et procédures comptables et financières telles que définies par Humanité & Inclusion dans son système comptable et financier en vue d’assurer leur fiabilité

1.S’assurer que les demandes de paiement ont suivi la procédure normale d’engagement de la dépense (Toute demande d’achat ou autre document d’engagement d’une dépense est signée par le responsable budgétaire, plus la validation du supérieur hiérarchique en cas de besoin)
2.S’assurer que les pièces justificatives sont établies en bonne et due forme
3.S’assurer que les pièces comptables ont toutes des visas de réconciliation signés et codifiés sur la partie analytique par les personnes habilitées.
4.S’assurer de la codification correcte des PCG sur les feuilles de saisie
5.Vérifier que toutes justificatives relatives à des conventions soient accompagnées de ces conventions
6.Assurer le suivi des comptes de tiers


Responsabilité 4 :
Gestion des approvisionnements et des services généraux par délégation du logisticien site Casamance

1.Assurer les achats dans le respect des procédures
2.Transmettre les Demandes d’Achats et de Service au logisticien site Casamance
3.Mettre en place les outils de stockage concernant tous les matériels
4.Gérer l’organisation logistique des séminaires et des formations pour le site de Kolda
5.Veiller à la propreté, au nettoyage des véhicule et motos puis suivre les réparations et informer le logisticien site Casamance
6.Tenir le planning des mouvements/déplacements des matériels roulants
7.Assurer le suivi du bâtiment (bureaux)
8.Organiser les inventaires périodiques du site en collaboration avec le logisticien site Casamance
9.Gérer l’archivage électronique des DAS du projet
10.Envoyer le rapport logistique tous les 28 du mois au log Site Casamance

Responsabilité 5 :
Assister l’administratrice site Casamance dans la gestion administrative
1.Assurer le suivi des décomptes de congés payés et autres absences
2.Assurer l’archivage des dossiers individuels du personnel & des contrats de travailleurs indépendants
3.Maintenir le tableau de suivi des contrats et congés à jour
4.Préparation du courrier départ, enregistrement et envoi
5.Assure l’accueil physique et téléphonique, prendre les messages quand cela est nécessaire (à remettre par email à la personne concernée) et gère les contacts sur le site

Qualifications :
Les candidats doivent avoir un niveau d’étude BAC+2/3 Comptabilité-finance, en Administration, Gestion :
•Une expérience d’au moins 2 ans à un poste similaire de préférence dans une
•ONG est indispensable
•Une bonne maîtrise des procédures comptables
•Une très bonne capacité organisationnelle et rédactionnelle
•Une bonne expérience dans la gestion administrative du personnel
•Une expérience ou connaissance du domaine des ONGs
•La maîtrise de l’outil informatique (Excel, Word et autres) est indispensable

Ne seront contactés que les candidats correspondant au profil

Rémunération
Suivant la grille de salaire d’Humanité & Inclusion programme ACO en vigueur et sur la base l’expérience et les qualifications le salaire brut mensuel sera compris entre 313 455 et 393 244 FCFA.

Politiques institutionnelles
Les recrutements chez HI se font sous réserve de la présentation d’un casier judiciaire de moins de 3 mois et d’un certificat de bonne vie et mœurs de moins de 2 mois. Tous les employés sous contrat avec HI sont soumis au respect de la :
-Politique de protection de l'enfance
-Protection des bénéficiaires contre l'exploitation et les abus sexuels Politique
-Politique de lutte contre Fraude et corruption
-Code de conduite


DÉPÔT DE CANDIDATURE
Les personnes ayant les qualifications requises sont invitées à envoyer par mail un dossier de candidature en français comprenant

1-un curriculum vitae à jour et détaillé, ainsi que 3 références professionnelles (managers directs) ;
2- une lettre de motivation ;
3- les copies des diplômes et attestations de travail légalisés ; et le tout adressé à recrutement@senegal.hi.org au plus tard le vendredi 10 juillet 2020 à 00h (heure de Dakar).

Mentionner l’objet de votre courrier : candidature «Assistant admin. Kolda».
Nous sommes engagés aux principes d’équité et de diversité dans l’emploi et encourageons particulièrement les candidatures des femmes et des personnes handicapées.





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